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E-Mail-Archivierung

Die gesetzliche Schonfrist endete am 31. Dezember 2016.

Die gesetzliche Schonfrist ist vorbei.

Zum 31. Dezember 2016 endete die Schonfrist zur konsequenten Umsetzung der GoBD-Richtlinie des Bundesministeriums für Finanzen. Hier heißt es, dass auch E-Mails, die relevanten geschäftlichen Inhalt enthalten (z.B. elektronische Handels- und Geschäftsbriefe) im Rahmen der Aufbewahrungspflicht für Dokumente zu berücksichtigen sind. Es reicht zukünftig nicht mehr aus, ein- und ausgehende PDFs abzulegen, sondern auch relevante Korrespondenz – beispielsweise E-Mail-Inhalte – in einer revisionssicheren Form bereitzuhalten. Also: Aufpassen, denn die Geschäftsführer eines jeden Unternehmens müssen sich hier in der Pflicht sehen und den Anforderungen nach der GoBD entsprechen.

Spätestens seit dem Jahreswechsel muss ein Unternehmen die Vorgaben der GoBD erfüllen. Sonst drohen hohe Kosten durch Strafmaß und angeordnete Umsetzungsmaßnahmen. Da es nicht immer einfach zu beurteilen ist, ob eine E-Mail steuerrelevante Daten enthält, archiviert man in der Regel alle eingehenden und ausgehenden E-Mails vollständig.

Zitat aus GoBD Pkt. 9 Absatz 121:

„Bei den Daten und Dokumenten ist – wie bei den Informationen in Papierbelegen – auf deren Inhalt und auf deren Funktion abzustellen, nicht auf deren Bezeichnung. So sind beispielsweise E-Mails mit der Funktion eines Handels- oder Geschäftsbriefs oder eines Buchungsbelegs in elektronischer Form aufbewahrungspflichtig.“


Barracuda bietet die Aufbewahrung und Wiederherstellbarkeit der gesamten E-Mail Kommunikation bei gleichzeitiger Reduktion des Speicherplatzbedarfs.

Der Barracuda Message Archiver eignet sich ideal für Unternehmen, die den Speicherplatzbedarf für ihre E-Mails verringern und die Produktivität der Benutzer durch direkten mobilen oder Desktop-Zugriff auf alle jemals gesendeten oder empfangenen E-Mails steigern möchten. Auf Wunsch kann die Appliance mit der Barracuda Cloud verbunden und somit als zweite Speicherungsebene genutzt werden. Des Weiteren besteht auch die Möglichkeit durch eine zweite Appliance eine lokale redundante Datensicherung zu schaffen. Zusätzlich bietet der Barracuda Message Archiver eine leistungsstarke aber dennoch einfache Plattform für eDiscovery und Compliance.

Hier finden Sie erste Informationen zum Barracuda Message Archiver.


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Ihr Ansprechpartner:

Ingo Emme
Mobil: 0170/3725032
E-Mail: ingo.emme@tenzing.de